全社、約800名が利用する、予算申請(損益予算・設備投資予算)システムを構築!

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または「Excelの機能をフル活用したい人のシステム」をご覧ください。

dbSheetClient導入事例

九州旅客鉄道株式会社様http://www.jrkyushu.co.jp/index.jsp

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ユーザー事例 第二弾「 勘定明細内訳システム 」の構築から半年!
全社、約800名が利用する、念願の「 予算申請(損益予算・
設備投資予算)システム 」をdbSheetClientで構築!

圧倒的な自動集計力で、予算責任者及び担当者、財務部の作業負担が大幅に削減!(年間300万の工数削減)
新入社員が中心になって、dbSCの開発ツールを早期に習得し、システム製造業務(プログラミング)を担当!

九州旅客鉄道(JR九州)様のご紹介

JR九州グループが会社発足以来、変わることなく大切にしてきたもの。それは“安全”と“サービス”です。

JR九州グループは“安全”を全ての事業の基盤とし、鉄道事業においては、列車の増発、スピードアップ、新型車両の投入、新駅設置など、お客さまの利便性向上と業務運営の効率化により収支改善を図り、関連事業では駅ビルの建設やマンション販売、また各グループ会社の事業を通じ当社グループの収益の拡大を図ってまいりました。

JR九州グループは、「やさしくて力持ちの“総合的なまちづくり企業グループ”」を目指し、倦まず、弛まず、立ち止まらず、どん欲に挑戦し続けます。

会社概要

会社名
九州旅客鉄道株式会社
代表者
代表取締役会長 唐池 恒二
代表取締役社長 青柳 俊彦
創  立
1987年(昭和62年4月1日)
資本金
160億円
社員数
9,060人(平成28年4月1日現在)
本社所在地
福岡市博多区博多駅前3丁目25番21号
連絡先
TEL:092-474-2501
鉄道事業
線区/22線区  営業キロ/2,273.0km
駅/567駅  車両/1,677両
事業開発
グループ会社/36社
旅行事業
登録営業所/84箇所

訪問インタビュー

柿本 祥剛 氏
総合企画本部  IT推進部  担当課長
西山 幸二郎 氏
総合企画本部  IT推進部  主査
畠中 昌平 氏
財務部  財務課  担当課長
吉峯 怜 氏
財務部  財務課  主査
森下 隼人 氏
財務部  財務課  主査
Topics

システム構成図

  • □予算申請(損益予算)システム ( 利用者 : 財務部8名 / 担当者 348名 )
  • □予算申請(設備投資予算)システム ( 利用者 : 財務部4名 / 責任者21名 / 担当者413名)

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システム規模、開発期間と人員

□予算申請(損益予算)システム

■テーブル数 : 9  ■画面数 : 36  ■印刷(帳票数) : 35  ■タスクセット数 : 516  ■タスク数 : 1,477
■SQL数: 68  ■マクロ数 : 212(マクロステップ数 : 7,883)  ■計算式数 : 22,789  ■シート数 : 58
■開発着手 : 2016年4月  ■本番稼働 : 2016年10月

□予算申請(設備投資予算)システム

■テーブル数 : 4  ■画面数 : 10  ■印刷(帳票数) : 9  ■タスクセット数 : 112  ■タスク数 : 411
■SQL数 :68  ■マクロ数 : 149(マクロステップ数 : 3,517)  ■計算式数 : 456    ■シート数 : 17
■開発着手 : 2016年4月    ■本番稼働 : 2016年10月

□開発期間と人員

■システム設計業務 : 2016年4月 ~ 6月末 → 財務部2名(兼任)、IT推進部2名(兼任)
■システム製造業務 : 2016年7月 ~ 9月末 → 財務部2名(兼任)、IT推進部2名(兼任)、※SS(専任3名、兼任:2名)

※SS:JR九州システムソリューションズ株式会社(専任3名の内2名は、2016年の新入社員)

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システム概要(システム化のポイント)

□予算申請(損益予算)システム / 予算申請(設備投資予算)システム

「勘定明細内訳システム」の次のシステムとして、当初から「予算申請システム」が構築の対象でした。
JR九州の予算は損益予算と設備投資予算に分かれており、各部門からの予算要求を基に半年程度をかけて作成しますが、作業負荷が非常に大きいことが課題でした。

システムの導入前は次の手順に沿って予算を作成していました。
  ①財務課が予算調書(Excelファイル)を各部門に配布
  ②各部門が部内の予算要求を取りまとめて予算調書へ入力、財務課へ提出
  ③財務課が各部門から受領した予算調書をチェック・集計し、全社予算を作成
これらはExcelベースでの作業なため、入力誤りのチェックやデータの集計・加工に多くの時間を要していました。
今回、dbSheetClientによるシステム化を行なったことにより不整合なデータ入力を事前にチェックできるようになり、また入力した情報がデータベースに一元化されたことによって集計作業が自動化され、大幅な業務効率化を実現できました。

■システム化のポイント 「予算申請(損益予算)システム」

  • ①予算調書の簡略化、自動集計化
    システム化にあわせて予算調書の見直しを行い、従来の全54調書から全37調書(廃止:8調書、自動集計化:9調書)へ
    約3割の予算調書を削減しました。これにより各部門及び財務課の業務効率化につながりました。
    ※予算調書(例)
    ・収支総括表、人件費(総括表、明細表、事業別)、修繕費(総括表、明細表、事業別)など
  • ②集計作業の自動化
    従来は各部門から受領したExcelベースの予算調書を加工・集計して全社予算を作成していましたが、以下の問題点がありました。

‹問題点›

  • ①膨大なチェック・集約作業 → 54調書×35部門 = 1,890調書分の集計
  • ②差し替えにかかる重い業務負担 → 頻繁に起こる差し替えの度にExcelファイルの加工・再集計が必要

これに対し、今回のシステム化により不整合な入力データをシステム上であらかじめチェックできるようになり、予算調書の集計作業も自動化されたため、財務課のチェック・集計作業が大幅に削減されました。
また、各部門においても部内(各課など)でのチェック・取りまとめ作業が発生していましたが、これも自動化され作業負担 が軽減されました。

■システム化のポイント「予算申請(設備投資予算)システム」

  • ①集計作業の自動化
    従来は、各部門が作成したExcelベースの予算調書を財務課にて集計し、全社予算を作成していました(件名数約500件)。また、修正が発生する度にエクセルファイルを各部門に再提出してもらい、財務課で差し替え、再集計を行っていました。
  •       今回のシステム化によって、損益予算と同様にシステム上で予算調書を作成することが可能となりました。エクセルでの提出が不要となったため、差し替えが発生した場合もシステム上の修正のみで完了できるようになりました。
    また、各部門の入力作業の進捗管理についても、従来はメールでのやり取りで手間がかかっていましたが、これもシステム上で行なえるようになり作業の軽減につながりました。
■予算申請(損益予算)システム トップ画面
■予算申請(損益予算)システム 入力画面例面
■予算申請(損益予算)システム 集計画面例
■予算申請(設備投資予算)システム 調書マスタ画面例(工事件名の登録)
■予算申請(設備投資予算)システム 予算調書画面例(工事件名の詳細入力)
■予算申請(設備投資予算)システム 設備大別毎工事画面例(投資額の入力)

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システム化の効果 ・ 所感

利用者側 : 財務部、 各部門 及び 担当者

‹損益予算›
   これまでは予算調書の集計作業に膨大な時間を割かねばならず、また、予算調書の差替えが発生する度に再集計の作業が発生していました。差替え漏れや集計ミスがあると大変なことになりますので、細心の注意を払って作業を行っていました。
それだけ作業工数を割いていた訳ですが、システム化によって集計や差し替えがワンクリックで終わるようになりました。加えて、データベース化によりデータの再加工が容易になり、分析資料などの作成時間についても短縮することができました。
これらの業務は財務課でのとりまとめも大変でしたが、各部門の部内でも同様にチェックや取りまとめの作業が発生していたので、業務の効率化が図れました。 試算ベースですが、年間300万円程度の費用削減を見込んでいます。 実績ベースでは、財務課だけで12月に対前年3割減、1月に4割減と大幅に時間外労働の削減を実現でき、働き方改革にもつながったと考えています。

‹設備投資予算›
   システム化により、従来は予算調書を手作業集計して作成していた総括表(投資件名別の投資額一覧表)が自動作成されるようになり、総工事費の把握がスピーディーかつ確実に行なえるようになりました。また、各部門の入力状況をリアルタイムに把握できるようになり、誤入力等があった場合はすぐに確認・修正を行なえるようになりました。
   また、各部門の予算調書作成においても、従来は部門内での取りまとめ作業があり、転記ミス等が多発していましたが、システム導入後は自動で取りまとめが行なわれるようになったため、作業効率化及びミスの軽減が図られました。

開発者側 : IT推進部 及び JR九州システムソリューションズ

   開発初心者でも、ただ画面を動かすだけでなく、DBの更新が簡単に扱えたことが良かったと思います。
   SQLの「クエリデザイナ」を使うことによって、SQL文が書きやすかったです。 より効率の良いシステム開発を行うためには、Excel、dbSheetClientの双方をより理解するべきと感じました。

   テーブル更新の際に、SQL文を記述する必要がなかった点が初心者には大変扱いやすかったです。 dbSheetClientの「タスク」を活用することで、ステップ数を抑えることができました。 画面数やデータ項目が大変多く、処理に時間がかかってしまったために、レスポンス向上のための工夫が必要でした。

   その他、データの誤入力がないように、ダイアログボックスから候補を選択する方式を採用しました。 また、データを書き込む前には、全チェック(例えば、数字項目に文字が入力されていないか)を行っています。 クリーンデータのみをデータべ―スに登録しています。

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今後の予定について

   「予算申請(損益予算・設備投資予算)システム」について引続き効果のトレース(作業時間の減、使いやすさの確認)を行い、費用対効果を見ながらシステムの更新(バージョンアップ)を行っていきたいと思います。

    •       損益予算では、今回システム化の対象としたのは右図の予算策定の部分だけです。しかし、策定した予算を各部門に通達する際にも相応に手間がかかっていますので、システム化を検討したいと考えています。また、期中には予算執行や月次の予実管理、落着き見込といった業務があります。これらの範囲についても今後の検討課題です。

   設備投資予算も本システムを活用し、予算管理だけでなく、実績管理(落ち着き見込みの集約)までシステム化を目指したいと考えています。今後も予算作成、実績管理と毎年同じ作業が続くため、担当者(ユーザー)の意見を集約しながら、システム化や改修を進め、更に使いやすいものにしていきたいと考えています。

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